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POOL4TOOL Highlights Rechnung und Gutschrift

  • Workflow-Steuerung: 
    Mithilfe von flexibel konfigurierbaren Ticket-Workflows können die Freigabe- sowie die Rechnungsprüfungsprozesse weitgehend automatisiert werden. POOL4TOOL unterstützt sowohl eine 2-Wege- als auch eine 3-Wege-Prüfung gegen Bestellung und/oder Wareneingang sowie die Einhaltung relevanter Budgetgrenzen. Der Vorteil ist hier, dass alle Bestelldaten bereits in POOL4TOOL vorhanden sind.
  • EDI-, WebEDI- & OCR-Scan-Integration:
    Ganz gleich, ob ein Lieferant per EDI oder WebEDI angebunden ist oder Rechnungen eingescannt werden: Da POOL4TOOL alle Übertragungswege unterstützt, gibt es immer nur eine Schnittstelle zum Einkauf. Alternativ können auch Rechnungen per Email als Word- oder Excel-File verarbeitet werden.
  • Einbindung eines OCR-Dienstleisters:
    Bei Bedarf kann auch ein OCR-Dienstleister (Optical Character Recognition) in den Prozess eingebunden werden. Einmal gescannt, übernimmt das System den Abgleich der Daten gegen die erforderlichen Belege (Rechnung und/oder Wareneingang) sowie die entsprechende Vorkontierung. In diesem Fall wickeln wir als Generalunternehmen das gesamte Projekt ab.
  • Self-Billing:
    Mithilfe des Gutschriftsverfahrens kann die Rechnungserstellung durch den Lieferanten eliminiert werden. Der Einkauf erstellt dann auf Basis der Transaktionen (Bestellungen) z.B. eine Monatsgutschrift und kann sofort die Zahlung anweisen. Die Lieferanten sehen Gutschriften sofort online und können diese einfach und schnell prüfen.
  • Kurze Durchlaufzeiten:
    Mit POOL4TOOL sind alle Belege vorerfasst und müssen nur geprüft bzw. verbucht werden. Dies reduziert den Bearbeitungsaufwand und die Fehlerquote im Einkauf sowie im Finanzwesen und trägt zu einem schnellen ROI bei. Die automatisierte Datenübernahme und – verarbeitung in POOL4TOOL (z.B. Bestell-, Kreditoren-, UID-Nummer, Zahlungs- und Liefervereinbarungen aus dem SRM) beschleunigt den Prozess zusätzlich. 
  • Einforderung von Zusatzinformationen:
    Benötigt ein Lieferant weitere Angaben vom Einkäufer (z.B. statistische Warennummer), kann er diese direkt über POOL4TOOL einfordern. Dies schließt Prozesslücken, macht weitere Zusatzaufwände obsolet und automatisiert den Rechnungsprozess weitgehend. 
  • Volle ERP-Integration:
    Freigegebene Rechnungen, die nicht vom zugrundeliegenden Beleg abweichen, werden automatisch an das ERP-System übertragen und verbucht, alle anderen Rechnungen nach der erfolgreichen Abarbeitung des Workflows (im Batch oder einzeln). Dabei werden alle Daten übergeben, inklusive des Barcodes einer OCR-Rechnung. 
  • Automatisiertes Prozess-Monitoring:
    Wie auch bei den übrigen Prozessen im SCM-Umfeld (z.B. Bestellungen, Lieferabrufe, VMI) unterstützt POOL4TOOL auch bei der Rechnungsintegration ein umfangreiches, automatisiertes Prozess-Monitoring. Zusätzlich erhalten Einkäufer und Lieferanten ein direktes Feedback, wenn Daten nicht ordnungsgemäß verarbeitet bzw. übertragen werden können (Status-IDocs).
  • POOL4TOOL als „Postbote“:
    Um den Schulungsaufwand gering zu halten und gewohnte Abläufe der Mitarbeiter beizubehalten, kann POOL4TOOL optional auch als „Postbote“ genutzt werden. In diesem Fall arbeitet beispielsweise die Finanzabteilung wie bisher im ERP-System (z.B. SAP), POOL4TOOL fungiert lediglich als Übertragungsmedium.
  • Mehrwert auch für Lieferanten:
    Auch Ihre Lieferanten profitieren von einem durchgängig elektronischen Prozess und der gesamten Übersicht aller Daten in einem Online-Portal. Dies bringt einen besonders großen Mehrwert, wenn die Lieferanten die Umgebung aus den vorgelagerten Prozessen (z.B. Bestellung, Lieferavis) kennen und bereits angebunden sind. Diese können dann sehr einfach auf Basis der Belege eine elektronische Rechnung generieren – wahlweise in POOL4TOOL oder im ERP-System. Da die Rechnungen mit POOL4TOOL schneller intern beim einkaufenden Unternehmen bearbeitet, geprüft und verbucht werden, können auch die Zahlungen früher abgeschlossen werden.

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