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POOL4TOOL Highlights Dokumentenmanagement

  • Hohes Maß an Integration: 
    Auf Dokumente aus dem Teamroom kann in allen anderen POOL4TOOL-Modulen zugegriffen werden, wodurch Sie Ihre Prozesse erheblich beschleunigen können. Zusätzlich können über bestehende Schnittstellen auch bereits im Unternehmen vorhandene Dokumenten-Managementsysteme eingebunden werden.
  • Frei konfigurierbare Berechtigungskonzepte:
    In POOL4TOOL steht Ihnen ein umfangreiches Berechtigungskonzept für die Steuerung der Zugriffsrechte zur Verfügung. Sie können auf Projekt-, Objekt- und Dokumentenebene unterschiedliche Zugriffsrechte (lesen, ändern, löschen) an beliebig viele Personen und/oder Unternehmen vergeben und über frei definierbare Verteilerlisten verwalten. Jeder Zugriff wird exakt dokumentiert.
  • Workflow-basierte Freigabe- und Genehmigungsprozesse:
    Workflows unterstützen Sie bei der Vergabe von Aufgaben zur Erstellung oder Änderung von Dokumenten. Darüber hinaus können mehrstufige Freigabe- und Genehmigungsprozesse definiert werden, um Änderungen an Dokumenten nach vereinbarten Regeln zu steuern. Dokumentenänderungen werden dann etwa erst im Teamroom aktiv, wenn der Entwicklungsleiter und Produktionsverantwortliche diese freigegeben haben.
  • Automatische Benachrichtigungen:
    Wird ein Dokument im POOL4TOOL Teamroom geändert, erhalten alle Personen, die Zugriff auf dieses Dokument haben, eine automatische Benachrichtigung per Email. Den Erhalt der Änderung bestätigt der Empfänger anschließend elektronisch, wobei sowohl der Versand der Benachrichtigung als auch die Bestätigung revisionssicher dokumentiert werden.
  • Automatische Aktualisierung öffentlicher Dokumente:
    Über eigene WebServices können Sie in Ihrem Content-Management-System auf als öffentlich gekennzeichnete Dokumente aus dem POOL4TOOL Teamroom einfach zugreifen. Ihr Vorteil ist, dass Sie damit Dokumentenänderungen nicht jedes Mal auf Ihrer Homepage publizieren müssen, da diese automatisch übernommen werden.

 

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