Sourcing mit POOL4TOOL - Elektronische Ausschreibungen

Elektronische Sourcing Lösungen sind heute ein wichtiger Bestandteil der Einkaufsstrategie vieler Unternehmen, um komplexe Sourcing-Prozesse effizient abzuwickeln. Mit POOL4TOOL endet Ihre Ausschreibung nicht beim Angebotsvergleich. Vielmehr können Sie das Sourcing Modul mit vor- bzw. nachgelagerten Prozessen verknüpfen und die Daten gezielt für weitere Aktivitäten oder Analysen übernehmen sowie Machbarkeitsanalysen, Projektanfragen, Jahresanfragen oder Konzeptwettbewerbe professionell durchführen. Indem sie die definierten Materialgruppen- und Lieferantenstrategien weltweit an alle Fachbereiche und Standorte kommunizieren können, stellen Sie sicher, dass alle Einkäufer die von den Lead Buyern vorgegebenen Strukturen konzernweit einheitlich umsetzen.

Next Generation Sourcing

Mit über 10 Jahren Erfahrung ist POOL4TOOL Technologieführer im Bereich eSourcing und unterstützt Prozesse sowohl im strategischen als auch im operativen Einkauf. Die Sourcing- und Bidding-Plattform von POOL4TOOL zeichnet sich durch die besonders hohe Prozesseffizienz aufgrund vordefinierter Workflows, bidirektionaler SAP-Integration inklusive der Anlage von Infosätzen sowie der automatisierten Übertragung von Dokumenten aus. Die Lieferanten können ihre Angebote wahlweise per „Inline-Excel“ bzw. offline per Excel-Download abgeben. Mithilfe flexibler Workflows können Sie alle erforderlichen Freigabe- und Genehmigungsprozesse im Unternehmen steuern.

Im Rahmen unseres Workshops eSourcing-Strategie unterstützen wir Sie bei der Definition und Erarbeitung der optimalen eSourcing-Strategie für Ihren Einkauf!

Ihre Vorteile

• Rasche und einfache Erstellung von Anfragen sowie Angebotsvergleichen
• Einfache Erstellung von Cost Breakdowns mit "Drag & Drop"
• Flexibles Reporting für einzelne Angebote oder komplette Warengruppen
• Zusätzliche Einsparungen aufgrund der Ausschöpfung von Marktpotenzialen
• Revisionssichere Dokumentation des gesamten Sourcing Prozesses
• Erhöhte Transparenz aller Entscheidungen
• Systematische Identifizierung von Kostentreibern
• Standardisierung der internen Prozesse für Warengruppen, Abteilungen, Standorte und Werke
• Dokumentation aller Zeichungsänderungen bei laufenden Projektanfragen
• Leichtere Umsetzung strategischer Vorgaben über definierte Templates und freigegebene Lieferanten pro Warengruppe
• Automatische Übernahme von Angeboten in das SAP-System für Bestellungen mit Angebotsbezug
  
  

Spezielle Highlights

• Materialgruppen-Management:  Ihre in POOL4TOOL hinterlegte Materialgruppenstruktur die Basis für zahlreiche Prozesse im Sourcing sowie im Lieferantenmanagement. So stellen Sie sicher, dass alle Einkäufer die durch die Lead Buyer vorgegebenen Strukturen einhalten und die Aktivitäten an den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Materialgruppe ausrichten.
  
  
• Standardlieferanten: POOL4TOOL ermöglicht es Ihnen, für jede Materialgruppe Standardlieferanten zu hinterlegen. So stellen Sie z.B. auch bei lokalen Ausschreibungen sicher, dass die definierten Lieferanten automatisch in der RFQ berücksichtigt werden.
  
  
• Lieferantenfreigabestatus: Aus dem SRM-Modul können Sie die Freigabestati der Lieferanten direkt ins Sourcing übernehmen. Ist ein Lieferant in einer Materialgruppe nur bedingt freigegeben, können Sie auf Basis eines beliebig hinterlegbaren Regelwerks den weiteren Ablauf definieren (z.B. nur Lead Buyer dürfen anfragen, Freigabe-Workflow erforderlich, etc.)
  
  
• Cost Breakdown & TCO: Mit POOL4TOOL können Sie multihierarchische Cost Breakdowns (Kostenaufschlüsselungen) einfach per Drag & Drop und werten diese strukturiert aus. Die Daten aus dem Cost Breakdown können Sie neben den Informationen aus dem Lieferantenprofil sowie der Lieferantenbewertung in Ihre TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership) im Sinne einer ganzheitlichen Nutzwertanalyse mit einbeziehen.
  
  
• Multipositionsausschreibungen: Mit POOL4TOOL ist auch die elektronische Abwicklung sehr umfangreicher RFQs, z.B. Ausschreibung ganzer Kataloge im Rahmen von Jahresvereinbarungen, einfach durchführbar. Per Inline- bzw. Offline-Excel kann der Lieferant seine Preise komfortabel aus anderen Datenquellen einfügen. 
  
  
• Buyer-Cockpit: In POOL4TOOL können Sie Matrixorganisationen (Einkaufsorganisationen, Werke, Einkäufergruppen) SAP-synchron abbilden und Nachrichten, Dokumente oder diverse Reports entsprechend zuordnen. Das Buyer-Cockpit ein hilfreiches Instrument, um Auswertungen über laufende bzw. abgeschlossene RFQs durchzuführen und aussagekräftige Ergebnisse über die Einkaufsaktivitäten zu erhalten. Zudem können Sie den Status jeder RFQ pro Lieferant (angeboten, abgewiesen, Bestbieter, etc.) in einer Übersicht darstellen und z.B. die Rücklaufquote als Hardfact direkt in die Lieferantenbewertung übernehmen.  
  
  
• Bonus/Malus: Ebenso können Sie das Ergebnis der Lieferantenbewertung als Gewichtung in Ihren Angebotsvergleich einfließen lassen. Auf diese Weise erhöhen Sie die Aussagekraft des Angebots des Lieferanten und treffen Ihre Vergabeentscheidung nicht ausschließlich auf Basis der Preise. 
  
  
• Reporting: POOL4TOOL bietet Ihnen vordefinierte Reports sowie die Möglichkeit, diese auf frei wählbarer Ebene selbst zu customizen. So können Sie beispielsweise die erzielten Materialkosteneinsparungen der RFQs analysieren, in dem Sie die in POOL4TOOL verfügbaren Report-Templates für Einkaufsorganisationen, Werken oder Einkäufergruppen nutzen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Sourcing-Performance pro Zeitperiode, Materialgruppe oder Lieferant auszuwerten.
  
  
• Soft Auctions: Optimale Verhandlungsergebnisse erzielen Sie, wenn Sie die besten bzw. beliebige Anbieter aus einer Ausschreibung in eine zweite Angebotsrunde übergeben. Dazu können Sie den Lieferanten im Rahmen einer laufenden RFQ seinen Angebotsrank in POOL4TOOL anzeigen und ihn automatisch zu einer weiteren Ausschreibung einladen. 
  
  
• Szenario-Manager: Mit dem POOL4TOOL Szenariomanager erstellen Sie beliebige Vergabeszenarien und Online-Simulationen, identifizieren die Preistreiber mittels partiellem Preisvergleich und stellen aufgrund verschiedener Vergleichsmodelle (TCO, Bonus/Malus, etc.) eine professionelle Angebotsevaluierung sicher. 
  
  
• Sourcing-Komitee: Mit dem POOL4TOOL Sourcing-Komitee erhöhen Sie die Transparenz in Ihren Vergabe- und Genehmigungsprozessen. Mithilfe flexibler Workflows können Sie beliebige Personen aus Einkauf, Logistik oder Qualität einbeziehen und Ihr Vergabe-Szenario im Unternehmen freigegeben lassen. Die verantwortlichen Personen prüfen die Angebote direkt in POOL4TOOL und geben diese frei bzw. lehnen sie unter Angabe von Gründen ab. 
  
  
• Dokumentenintegration: Jede Ausschreibung kann mit beliebigen Anhängen pro Ausschreibungsposition versendet werden. Diese werden automatisch aus dem ERP- oder PLM-System oder einfach per Drag & Drop hinzugefügt. Da die Dokumente nicht versendet werden sondern im Portal bereit stehen, ist die Dateigröße unerheblich. Durch entsprechende Einstellungen legen Sie fest, ob ein Lieferant erst auf die Ausschreibungsdetails zugreifen kann, nachdem er die beliegenden Pflichtdokumente bestätigt bzw. geöffnet hat (z.B. AGBs, Einkaufsbedingungen, Geheimhaltungserklärung,…). 
  
  
• Währungsumrechnung: Um die Komplexität bei Angebotsauswertung mit verschiedenen Währungen zu reduzieren, können Sie mit POOL4TOOL bei Kursschwankungen die Angebote automatisch an den jeweiligen Tageskurs anpassen. Dazu können Sie Währungstabellen aus SAP synchronisieren, diese manuell in POOL4TOOL pflegen oder die Daten aus diversen Online-Finanzquellen übernehmen.
  
  
• GAEB-Schnittstelle: Speziell für die Ausschreibung komplexer Baugruppen stehen Ihnen in POOL4TOOL die GAEB-Schnittstellen X83 und X84 für die Angebotsaufforderung bzw. –abgabe zur Verfügung. Der Lieferant kann damit seine Preise wahlweise direkt in POOL4TOOL oder remote in seiner GAEB-Anwendung erfassen. 
  
  
• REACH/ RoHS: Mithilfe flexibler Workflows bilden Sie individuelle Abläufe und spezifische Prozessanforderungen im Unternehmen ab und binden Ihre Ausschreibungen direkt mit ein. So können Sie die Abfrage von spezifischen Informationen für die REACH-Verordnung bzw. die RoHS-Richtlinie SAP-integriert durchführen.
  
  
• MV-Datenbank: POOL4TOOL bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Informationen zu Ihren Materialien auf Materialebene in einer Datenbank zu sammeln. Bei Bedarf können Sie diese Workflow-gesteuert für andere, in POOL4TOOL abgebildete Prozesse einfach übernehmen.  
  
  
• Massenanfragen: Mit POOL4TOOL können Sie umfangreiche Serienanfragen auf Basis der SAP-Infosätze durchführen, um z.B. die Preisgültigkeiten der Lieferanten komfortabel zu ermitteln. Damit reduzieren Sie den manuellen Bearbeitungsaufwand signifikant.  
  
  
• Einfacher Rollout: Durch den Einsatz transaktionsbezogener Zugriffscodes mittels einmaliger TAN-Codes können Sie Lieferanten auch ohne aufwändigen "Onboarding"-Prozess in Ihre Ausschreibungen einbinden. Für Ihre Lieferanten entstehen keine Kosten.