POOL4TOOL Bestellanforderung

Effiziente Prozesse und kurze Durchlaufzeiten sind heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. POOL4TOOL unterstützt Sie dabei durch ein professionelles Workflow-Management im Einkauf zur Abbildung Ihrer Abläufe.

Mit der POOL4TOOL BANF (Bestellanforderung) können Sie jeden Bedarf dezentral und an beliebigen Arbeitsplätzen erfassen, auch wenn dieser User über keinen eigenen ERP-Zugang verfügt. Die in POOL4TOOL angelegte BANF wird in einen automatischen Genehmigungsworkflow eingeleitet und auf diese Weise strukturiert im Unternehmen abgearbeitet. Nach einer entsprechenden Klärung, Kontierung und Genehmigung erfolgt die Bestellanlage im ERP-System bzw. die direkte Übertragung an den Lieferanten.

Erweiterter "Procure-to-Pay"-Prozess

Über das POOL4TOOL Workflow-Management wird die BANF automatisch dem verantwortlichen Einkäufer zugewiesen, der unverzüglich die weiteren Schritte zur Bestellung der benötigten Teile oder Dienstleistungen einleiten kann, wie z.B. Erstellung einer Ausschreibung oder die Abklärung der Spezifikation mit Technik und Qualität. Auch diese Abläufe können in den Workflow mit einbezogen werden, um die Effizienz zusätzlich zu erhöhen.

POOL4TOOL deckt unterschiedliche Varianten von Bedarfsanforderungsprozessen ab: klassische Einmalbedarfe, Dienstleistungsbestellungen sowie rahmenvertragsbasierte Bedarfe. Sie können optional auf Kataloge, Leistungsverzeichnisse und Rahmenverträge in einer einzigen Suchanfrage zugreifen, wobei der nachgelagerte Workflow je nach Kontierung und Organisationseinheit individuell gestaltet werden kann.

Ihre Vorteile

• Einheitliche Beschaffungsprozesse
• Kurze Durchlauf- und Bestellzeiten
• Verbesserte Kommunikation zwischen den Abteilungen
• Vollständige Dokumentation von Entscheidungen
  
  

Spezielle Highlights

• Flexible Prozessgestaltung: Da POOL4TOOL für die Gestaltung des BANF- und Genehmigungsprozesses auf die selbst entwickelte und frei konfigurierbare POOL4TOOL „Workflow-Engine“ zurückgreift, sind alle Masken, Felder, und Regeln frei definierbar. Damit gewährleisten wir, dass auch komplexe Workflows kundenspezifisch ohne Entwicklungs-Knowhow einfach per Customizing eingerichtet werden kann. Da die Fachabteilung die Workflows selbst adaptieren kann, bleiben die laufenden Kosten gering. 
  
  
• Entfall des „Maverick Buyings“: In POOL4TOOL können Sie alle Bestellanforderungen dezentral erfassen und vermeiden so, dass Bedarfe ohne Einbindung des Einkaufs bestellt werden. Das gesamte Einkaufsvolumen wird transparent, da zu jeder Rechnung auch eine Bestellung inklusive Zuordnung vorliegt.
  
  
• Analyse des Einkaufsvolumens: Die Zuordnung jeder BANF zu einer strukturierten Produktgruppe – über individuelle Materialgruppenklassifizierungen oder auch internationale Standards wie eClass – ist die Basis für eine systematische Analyse des Einkaufsvolumens und eine Reduzierung der Lieferanten.
  
  
• Ausschöpfen von Rahmenverträgen: Die Bedarfe können Workflow-gesteuert mit bestehenden Rahmenverträgen im ERP-System abgeglichen werden. Zusätzlich prüft POOL4TOOL automatisch die entsprechende Kontierung, z.B. Projekte, Kostenstellen oder Aufträge. Die Kontierungselemente werden laufend automatisch aktualisiert.
  
  
• Frühzeitige Einbindung des Einkaufs: Wenn der BANF-Prozess auf einem durchgängigen Workflow basiert, kann dem Einkauf der Bedarf mit einer vollständigen Spezifikation in einem Schritt zur Verfügung gestellt werden. Dazu erstellt z.B. die Entwicklung die BANF inklusive aller Zeichnungen und Anhänge, die Logistik ergänzt Verpackungs- und Transportdetails und leitet die BANF über einen Workflow an den Einkauf weiter. Dieser kann den Ausschreibungsprozess sofort starten, sodass die Gesamtlaufzeit des Prozesses wesentlich verkürzt wird. Schwachstellen im Prozess können so einfach analysiert und eskaliert werden.
  
  
• Eingangsrechnung: Mit POOL4TOOL können Sie als Erweiterung des BANF-Prozesses auch die Verbuchung von Eingangsrechnungen in den Workflow integrieren. Dazu kann diese per Scanner (OCR-Texterkennung) bzw. automatisch auf Basis der Bestellung erfasst werden. POOL4TOOL stellt dazu etwaige Abweichungen sowie die Erfassung des Wareneingangs übersichtlich dar und verbucht die Rechnung direkt im ERP-System, wenn alle Daten in Ordnung sind.
  
  
• Signatur und Verifizierung: Mit POOL4TOOL können Sie auch digitale Signaturen in die mit den Lieferanten ausgetauschten Dokumente integrieren und Ihre Rechtssicherheit gewährleisten.