POOL4TOOL WebEDI für Bestellung / Auftragsbestätigung

Der Bestell- und Auftragsbestätigungsprozess birgt aufgrund der großen Anzahl an Transaktionen ein beträchtliches Optimierungspotenzial in sich. Werden Bestellungen manuell auf dem Postweg bzw. per Fax oder Email an den Lieferanten übermittelt, sind lange Durchlaufzeiten und ein hoher operativer Aufwand nötig, um z.B. Spezifikationen zu klären, CAD-Zeichnungen zu übermitteln oder Auftragsbestätigungen der Lieferanten zu prüfen.

Einfache Implementierung für schnellen ROI

Das POOL4TOOL Purchase Order Management (POM) ist Teil des POOL4TOOL SCM-Portals (WebEDI / EDI) und basiert auf EDIFACT. Mit POOL4TOOL POM können Sie Ihr Bestellwesen automatisieren und Ihren operativen Einkauf sowie die Disposition von wiederkehrenden Tätigkeiten entlasten, um bei jeder Bestellung massive Einsparungen im Bereich der Prozesskosten zu erzielen. Die manuelle Erfassung von Auftragsbestätigungen kann komplett eliminiert werden.

Dank fertiger, einfach einsetzbarer SAP-Bausteine für die Transportaufträge im Bestellwesen garantiert POOL4TOOL sehr kurze Projektlaufzeiten für alle POM-Projekte. Daraus resultiert ein überdurchschnittlich schneller ROI von rund drei Monaten.

Ihre Vorteile

• Sofortige Arbeitserleichterung und Produktivitätssteigerung ohne Einschulungsaufwand
• Verbesserung der Prozessqualität durch Reduktion potentieller Fehlerquellen
• Geringer Personalaufwand und kurze Durchlaufzeiten
• Vermeidung von Out-Of-Stock Situationen im Lager oder Materialengpässen durch die vollständige Erfassung der Bestelldaten im System
• Automatisierte Prüfung und Erfassung der Auftragsbestätigungen im SAP-System
• Vollständiger Überblick über noch nicht erfüllte Bestellungen und Abrufe für die Disponenten im System (unabhängig von einzelnen Mitarbeitern)
• Erhebliche Vereinfachung der arbeitsintensiven Beschaffungs- und Distributionsplanung mit erhöhter Planungssicherheit für Einkäufer und Lieferanten
• Senkung der Sicherheitsbestände und damit Reduzierung der Lagerkosten sowie geringere Kapitalbindung
• Hohe Prozesssicherheit aufgrund des Entfalls von Detailabstimmungen mit Lieferanten
• Wahlmöglichkeit für Disponenten, nur im SAP (POOL4TOOL als reiner „Postbote“) oder in POOL4TOOL zu arbeiten
  
  

Spezielle Highlights

• Frühwarnsystem: Durch das integrierte, automatische Monitoring von Bestellungen in POOL4TOOL eliminieren sie den hohen Aufwand für die manuelle Überwachung diverser Fristen. Mithilfe einer im System hinterlegten, materialgruppen- bzw. lieferantenspezifischen Logik versendet POOL4TOOL automatische Email-Benachrichtigungen, wenn der Lieferant die Bestellung nicht fristgerecht geöffnet bzw. bearbeitet hat. Der Einkauf kann dann frühzeitig entsprechend reagieren.
  
  
• Wareneingangsbuchung: In POOL4TOOL kann der Einkäufer eine eingetroffene Lieferung schnell und einfach per Mausklick aus der Bestellübersicht erfassen und automatisch im ERP-System verbuchen. Speziell für C-Teile wird der Wareneingang dadurch wesentlich beschleunigt.
  
  
• SAP Bestelldruck: Zusätzlich zu den Bestelldaten übernimmt ein eigenentwickelter Funktionsbaustein in SAP den Originaldruck des SAP-Formulars der Bestellung als PDF. Der Lieferant kann direkt im Beleg Daten wie Preis, Menge oder Termin ändern sowie Zusatzinformationen wie z.B. Notizen erfassen und automatisiert an Ihr SAP-System zurücksenden. Dies bietet dem Lieferanten ein Höchstmaß an Benutzerfreundlichkeit.
  
  
• IDoc-Monitoring: Als einziger SRM-Anbieter am Markt bietet POOL4TOOL ein automatisches, synchrones IDoc-Monitoring durch die Fachabteilung. Das bedeutet, dass nach der Übertragung einer Bestellung bzw. Auftragsbestätigung automatisch eine Rückantwort an SAP versendet und der Übertragungsstatus als Ampelsystem angezeigt wird. Damit kann die Fachabteilung den ordnungsgemäßen Ablauf ihrer Geschäftsprozesse weitgehend selbst überwachen, was den manuellen Aufwand der IT zur Fehlersuche minimiert.
  
  
• Dokumentenintegration: Dokumente und Zeichnungen, die mit der SAP-Bestellung verknüpft sind, können ebenfalls jederzeit nach POOL4TOOL übernommen und dem Lieferanten zugängig gemacht werden.
  
  
• 100% Lieferantenanbindung: Auch Lieferanten, die über keinen permanenten POOL4TOOL-Account verfügen, können über automatisch generierte, temporäre Zugriffsberechtigungen (TAN-Codes) direkt auf das Bestellformular im Browser zugreifen und ihre Auftragsbestätigung erfassen. POOL4TOOL ist somit die einzige Lösung am Markt, mit der nicht nur die wichtigsten Lieferanten, sondern alle Lieferanten elektronisch angebunden werden können. Für die Lieferanten ist die Nutzung von POOL4TOOL kostenlos.
  
  
• Backend-Integration: Jene Lieferanten, die mehrere Bestellungen pro Tag erhalten, können auf Wunsch das eigene ERP-System an POOL4TOOL anbinden. Damit entsteht eine 1:1-EDI Anbindung zwischen den Geschäftspartnern. Natürlich sind auch Sonderlösungen wie z.B. ein Polling-Verfahren möglich, bei dem elektronische Dokumente nicht direkt verarbeitet sondern auf einem FTP-Verzeichnis hinterlegt werden.
  
  
• Dienstleistungsbestellungen: Mit POOL4TOOL können Sie auch die Bestellung von Dienstleistungen, z.B. auf Basis von Leistungsverzeichnissen, einfach und strukturiert abwickeln.
  
  
• 360°-Lieferantenansicht: Auf Wunsch können Sie die Übersicht über die aktuellen und abgeschlossenen Bestellungen bzw. Auftragsbestätigungen in der 360°-Lieferantenansicht im POOL4TOOL SRM darstellen.