POOL4TOOL eProcurement

Mit POOL4TOOL eProcurement können Sie die Bedarfe aus dem Warenkorb (Katalog) oder aus einer Freitextanforderung den jeweiligen Kontierungselementen automatisch zuordnen und anschließend einen workflowbasierten Genehmigungsprozess durchführen. In POOL4TOOL eProcurement werden Bestellungen automatisiert nach der Freigabe und Budgetprüfung im ERP-System als Bestellung inklusive sämtlicher Kontierungsinformationen angelegt und parallel dem Lieferanten elektronisch übermittelt. Mit der Erfassung des Wareneingangs bzw. mit der Übermittlung der elektronischen Rechnung ist der Prozess abgeschlossen.

Desktop Purchasing System (DPS)

POOL4TOOL eProcurement steht Ihnen in zwei Varianten zur Verfügung: als komplett ERP-integrierte eProcurement Lösung oder als reine Beschaffungslösung ohne ERP-Integration. Beide Varianten bieten wir im ASP-Betrieb als Outsourcing-Applikation an.

Die Kataloglösung POOL4TOOL eCatalog ist in POOL4TOOL eProcurement integriert, kann auch aber auch mit anderen eProcurement-Systemen wie z.B. SAP EBP betrieben werden. Zudem ist die Einbindung von Punch-Out-Katalogen via eine OCI-Anbindung sowie die Katalogverwaltung durch die Lieferanten via Catscout möglich. Kataloganforderungen werden direkt als POOL4TOOL Bestellanforderung (BANF) abgearbeitet.

Ihre Vorteile

• Einfache Bedienbarkeit und hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern
• Multihierarchische Genehmigungsprozesse auf Basis von Workflows
• Automatische Budgetkontrolle
• Identifizierung der "High Runner"
• Integriertes Clearing-Center
• Volle ERP-Integration
• Fixe monatliche Kosten
  
  

Spezielle Highlights

• Freie Kontierung: Sie können jedem Beschaffer eine fixe Kontierung zuordnen oder eine Kontierung pro Warenkorb bzw. Position vorschreiben. Die Bestellung kann auf jedes der in SAP verfügbaren Kontierungselemente gebucht werden. Darüber hinaus können Sie zusätzliche Kontierungsfelder beliebig definieren, wie z.B. Abladestelle oder Warenempfänger. Die Kontierungselemente werden aus der Organisationsstruktur bzw. den Materialgruppen (eClass) abgeleitet.
  
  
• ERP-Integration: Wenn Sie POOL4TOOL eProcurement ERP-integriert einsetzen, werden alle relevanten Informationen, z.B. Kostenstellen, Kostenträger (Projekte, Aufträge), Bestellungen, Wareneingänge uvm. automatisch mit den Daten in SAP abgeglichen. Außerdem können POOL4TOOL Bestellanforderungen über eigene Schnittstellen vollautomatisch als SAP Bestellung angelegt werden. Wenn die Anlieferung direkt an den Arbeitsplatz des Bedarfsträgers erfolgt und dieser keinen SAP-Zugang hat, kann der Wareneingang auch direkt in POOL4TOOL erfasst und mit SAP synchronisiert werden.
  
  
• Freigabe- und Genehmigungs-Workflows: Über das POOL4TOOL Berechtigungskonzept definieren Sie die Bestellgrenzen pro Mitarbeiter sowie die zuständigen Stellen zur Genehmigung. Mit Hilfe des POOL4TOOL Workflow-Managements werden genehmigungspflichtige Bestellungen automatisiert an die zeichnungsberechtigten Personen, alle sonstigen Bestellungen direkt an den Lieferanten übermittelt. Die Workflow-Einstellungen können ohne Spezialkenntnisse einfach angepasst werden.
  
  
• Clearing-Center: Die Abstimmung mit Ihren Lieferanten erfolgt über ein integriertes Clearing-Center. Über das Portal kann der Lieferant Lieferavise erfassen und die Klärung bei falschen Warenlieferungen vornehmen.
  
  
• Lieferantenanbindung: Bei einer Bestellung wird nicht nur eine entsprechende Bestellung im ERP-System angelegt, sondern auch dem Lieferanten die Bestellung in elektronischer Form übermittelt. Dabei werden alle vorhandenen Standards am Markt unterstützt.
  
  
• Erfassung von Freitextbestellungen: In POOL4TOOL können Sie auch Bestellanforderungen mit abweichenden Spezifikationen erfassen. So können auch Einzelbedarfe oder Spezialanforderungen, die nicht in den Katalogen enthalten sind, einfach über POOL4TOOL beschafft werden.
  
  
• Monitoring von Bestellungen: Der aktuelle Bestellstatus ist für den Anforderer bzw. Besteller jederzeit einsehbar. Die Art und Menge der Informationen ist von der Tiefe der SAP- und Lieferantenintegration abhängig.
  
  
• Flexible Einstellungen: Sie können POOL4TOOL flexibel nach Ihren Anforderungen konfigurieren und beispielweise festlegen, ob die Lieferanten ihre Kataloge selbst aktualisieren müssen oder auf welche Art die Bestellungen an die Lieferanten übermittelt werden.