POOL4TOOL Dokumentenmanagement

Der POOL4TOOL Teamroom ist ein virtueller Projektraum, in dem sämtliche Projektdaten unabhängig von der Dokumentengröße über Unternehmensgrenzen hinweg verwaltet und ausgetauscht werden können. Damit steht Ihnen ein mächtiges und flexibles Dokumenten-Management-System (DMS) zur Verfügung, das Sie bei der elektronischen Verwaltung und Bereitstellung sowie beim Änderungsmanagement von Dokumenten in Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten und somit beim Aufbau einer Wissensdatenbank effizient unterstützt.

Dabei kann es sich sowohl um Entwicklungsdaten als auch um Lastenhefte, Spezifikationen, Projektpläne oder Besprechungsprotokolle handeln. Da die Projektbeteiligten alle relevanten Dokumente vom WebServer downloaden können und nicht per Email erhalten, ist die Dateigröße unerheblich. So können Sie selbst mit weit verstreuten Geschäftspartnern aus unterschiedlichen Bereichen (Projektleiter, Konstruktions- und Design-Partner, Lieferanten und Hersteller, Vertriebspartner und Kunden) komplexe Projekte gemeinsam strukturiert abwickeln.

Mit POOL4TOOL können alle Arten von Dokumenten verwaltet werden, die Klassifizierung der Dokumente kann der Systemadministrator selbst vorgeben.

Ihre Vorteile

• Sofort verfügbar ohne Einrichtungsaufwand
• Zentraler Zugriff auf Dokumente im jeweiligen Letztstand
• Einfacher Zugriff auf alte Versionen inkl. der Änderungshistorie
• Einbindung externer Partner ohne Aufwand und mehrerer FTP-Verzeichnisse
• Bereitstellung von Dokumenten für Partner über Zugriffsrechte ohne Versand
• Automatische Benachrichtigung bei Änderungen des Dokuments
• Workflowbasierter Genehmigungs- und Freigabeprozess
• Protokollierung des Versands und der Abholung des Dokuments
• Hochsichere Dokumentenübermittlung
  
  

Spezielle Highlights

• Hohes Maß an Integration: Auf Dokumente aus dem Teamroom kann in allen anderen POOL4TOOL-Modulen zugegriffen werden, wodurch Sie Ihre Prozesse erheblich beschleunigen können. Zusätzlich können über bestehende Schnittstellen auch bereits im Unternehmen vorhandene Dokumenten-Managementsysteme eingebunden werden.
  
  
• Frei konfigurierbare Berechtigungskonzepte: In POOL4TOOL steht Ihnen ein umfangreiches Berechtigungskonzept für die Steuerung der Zugriffsrechte zur Verfügung. Sie können auf Projekt-, Objekt- und Dokumentenebene pro Dokument unterschiedliche Zugriffsrechte (lesen, ändern, löschen) an beliebig viele Personen und/oder Unternehmen vergeben und über frei definierbare Verteilerlisten verwalten. Jeder Zugriff wird exakt dokumentiert.
  
  
• Workflow-basierte Freigabe- und Genehmigungsprozesse: Workflows unterstützen Sie bei der Vergabe von Aufgaben zur Erstellung oder Änderung von Dokumenten. Darüber hinaus können mehrstufige Freigabe- und Genehmigungsprozesse definiert werden, um Änderungen an Dokumenten nach vereinbarten Regeln zu steuern. Dokumentenänderungen werden dann etwa erst im Teamroom aktiv, wenn der Entwicklungsleiter und Produktionsverantwortliche diese freigegeben haben.
  
  
• Automatische Benachrichtigungen: Wird ein Dokument im POOL4TOOL Teamroom geändert, erhalten alle Personen, die Zugriff auf dieses Dokument haben, eine automatische Benachrichtigung per Email. Den Erhalt der Änderung bestätigt der Empfänger anschließend elektronisch, wobei sowohl der Versand der Benachrichtigung als auch die Bestätigung revisionssicher dokumentiert werden.
  
  
• Recherchemöglichkeit und Metadaten: Über die Zuordnung zu Metadaten können die Dokumente im POOL4TOOL Teamroom nach mehreren Kriterien kategorisiert und in der Folge rasch über die Suchfunktion angezeigt werden. Zusätzlich stehen Ihnen diese dann automatisch auch in anderen POOL4TOOL-Modulen zur Verfügung.
  
  
• Automatische Aktualisierung öffentlicher Dokumente: Über eigene WebServices können Sie in Ihrem Content-Management-System auf als öffentlich gekennzeichnete Dokumente aus dem POOL4TOOL Teamroom einfach zugreifen. Ihr Vorteil ist, dass Sie damit Dokumentenänderungen nicht jedes Mal auf Ihrer Homepage publizieren müssen, da diese automatisch übernommen werden.