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Business Excellence im Einkauf

Quality Sourcing als Teil von TQM

Quality Sourcing als Teil von Total Quality Management ist ein wesentlicher Baustein zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Die Integration in die verschiedenen Unternehmensbereiche gemäß der Total Quality Management-Philosophie ist eine Voraussetzung für den optimalen Wirkungsgrad und die nachhaltige Prozessverbesserung.Unter dem Stichwort Restrukturierung wurden in den vergangenen Jahren nur allzu oft mit vereinfachten Konzepten, die bei flüchtiger Betrachtung durchaus sinnvoll erscheinen, kurzfristige Erfolge angestrebt. Dass dabei gleichzeitig Wissen, Erfahrung und das Engagement betroffener Mitarbeiter vernichtet wurde mag eine Ausnahme sein. Dass aber gerade in solchen Werten die Zukunft eines Unternehmens liegt ist unbestritten.Unter dem Druck des kurzfristigen Erfolgs wurden und werden zweifelhafte Kostensenkungsmaßnahmen durchgeboxt und Synergieprognosen propagiert.

Unternehmensentwicklung

Um die Entwicklung des eigenen Unternehmens bestmöglich zu unterstützen ist der richtige Umgang mit den Partnern der Umgebung unverzichtbar. Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten finden sich darin, verbunden mit der Überzeugung, dass sie die eigentlichen Erfolgsfaktoren ausmachen. Auch wenn es sich bei Total Quality Management inzwischen um ein Schlagwort handelt, zeigt die Ganzheitlichkeit der TQM-Kultur doch den Weg zum Unternehmenserfolg auf. Quality Sourcing ist dazu ein Baustein, der nachfolgend näher beleuchtet wird.

Interaktion mit anderen Prozessen und Abteilungen

Der Sourcing-Prozess ist oft nicht nur auf den Einkauf beschränkt sondern hängt direkt mit der Entwicklung, der Logistik und dem Qualitätsmanagement zusammen. Der günstigste Einkaufspreis ist, zu Zeiten da überall „Geiz ist geil“ verkündet wird, nicht alleine ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens. Deshalb müssen folgende Bereiche ebenfalls beleuchtet werden:

- Entwicklung: da der Produktentstehungsprozess in der Entwicklung angesiedelt ist, und Teile oft in einem sehr frühen Entwicklungsstadium angefragt werden müssen, ist die Einbeziehung der Entwicklung vor allem bei zeichnungsgebundenen Teilen ein Thema. Bei make-or-buy-Entscheidungen spielt der Einkauf eine entscheidende Rolle in der Umsetzung der Firmenstrategie.

- Logistik: Bestellungen mit Angebotsbezug machen meistens einen Großteil der zeitintensiven manuellen Tätigkeiten aus. Bei einer Integration des eSourcing-Tools werden Daten automatisch für den Bestellprozess verfügbar gemacht. Potentielle Fehlerquellen werden bereits im Vorfeld eliminiert. Verzögerungen der Lieferanten oder Unter- bzw. Überlieferungen werden festgehalten und im Zuge der Lieferantenbeurteilung dokumentiert. Diese sollte über einen Bonus oder Malus wiederum bei der nächsten Vergabeentscheidung eine Rolle spielen, damit die Lieferantenbeurteilung kein „Papiertiger“ bleibt.

- Qualitätsmanagement: die gute Qualität der gelieferten Produkte ist ein wesentlicher Bestandteil einer TCO-Rechnung. Wenn die Wareneingangskontrolle immer wieder fehlerhafte Teile des Lieferanten findet, ist dies mit einem wesentlich höheren Aufwand pro Teil verbunden, was sich in einem höheren TCO widerspiegelt.

Der durchgängige Beschaffungsprozess

1.) Lieferantenklassifizierung

Vorausgesetzt, es ist bereits ein Warengruppen-Management im Unternehmen vorhanden, werden Lieferanten einer bestimmten Warengruppe zugeordnet. Dabei sollten unterschiedliche Stati verwendet werden, um einerseits bestehende Lieferanten einer Warengruppe zum Beispiel nach A- oder B-Lieferant zu klassifizieren. Andererseits ist auch die Klassifizierung von potentiellen Lieferanten wichtig, um sie in bedingt freigegebene oder gesperrte Lieferanten unterteilen zu können.

2.) Lieferantenstammblatt

Wenn sich der Lieferant über ein Lieferantenportal als potentieller Lieferant gemeldet hat, kann man die verfügbaren Informationen leichter klassifizieren, da mittels Muss-Feldern der Lieferant eine Mindestmenge an Daten selbstständig erfassen muss. Zusatzdaten wie angebotene Technologien, Informationen zum Maschinenpark, wirtschaftlichen Eckdaten sowie Zertifikate vereinfachen den Beschaffungsprozess, da bei neuen Ausschreibungen gezielt Lieferanten angesprochen werden können.

3.) Request for Information (RFI)

Bei neuen Produkten wird oft vorab eine Analyse vorgeschaltet, die klären soll, ob der Lieferant in der Lage ist, das Produkt zu produzieren. Über die Beurteilung jeder einzelnen Antwort erfolgt die Gewichtung, mit der man automatisiert eine Vorauswahl der Anbieter treffen kann.

4.) Potentialaudit

Falls ein neuer Lieferant aufgrund einer RFI interessant aussieht, wird bei kritischen Teilen ein Potentialaudit vor Ort durchgeführt, um offensichtliche Schachstellen zu dokumentieren und in der Lieferantendatenbank festzuhalten. Punkte die der Lieferant verbessern muss können zum Beispiel über das Collaboration-Portal von POOL4TOOL einfach vom Lieferanten aktualisiert und von Kunden kontrolliert werden.

5.) Dokumentenaustausch

Der Austausch von geschäftsrelevanten Dokumenten ist ein weiterer Prozessschritt, der oft viel zeit in Anspruch nimmt. Die Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen oder Geschäftsbedingungen muss intern revisionssicher dokumentiert werden. Anfragerelevante Dokumente wie CAD-Zeichnungen müssen dem Lieferanten schnell und einfach zur Verfügung gestellt werden. Der Versand von Zeichnungen als CD-ROM oder die zur Verfügungstellung über einen eigenen FTP-Server haben immer den Nachteil, dass intern der Versand und der Empfang beim Lieferanten dokumentiert werden müssen. Abgesehen davon muss der Prozess für zeichnungsgebundene Teile soweit automatisiert sein, dass der Einkauf ohne Unterstützung der Entwicklung auf Dokumente zugreifen kann. Optimalerweise können die anfragerelevanten Dokumente gleich im ERP-System selektiert oder zumindest mit dem Teilestamm zum Beispiel über den Dokumenteninfosatz verknüpft werden.

Optimalerweise sind der Versand der Dokumente gleich im Sourcing-Prozess dokumentiert damit man jederzeit nachvollziehen kann, auf Basis welcher Version der Lieferant sein Angebot abgegeben hat.

6.) Request for quotation (RFQ)

Der klassische Ausschreibungs-Prozess beinhaltet nicht nur einen Vergleich der Angebotspreise sondern auch der einzelnen Angebotsparameter. Das Angebot dient dabei nicht nur dazu Preise einzuholen sondern auch als Vorarbeit für einen möglichst einfachen Bestellprozess, ohne dass Daten vom Lieferanten nochmals intern erfasst werden müssen.

7.) Cost-Break-Down

Über die Anfrage wird gleich ein gewünschter Cost-Break-Down vorgegeben, der oft Warengruppen-spezifisch ausgerichtet ist. Die einzelnen Parameter des Cost-Break-Down werden über einen Formeleditor miteinander verknüpft um dem System die Möglichkeit zu geben, in Verbindung mit einem Bonus-Malus-System gleich einen Lieferanten vorschlagen zu können.

8.) Lieferantenauswahl

Die Dokumentation der Lieferantenauswahl im System ermöglicht Entscheidungsprozesse auch lange Zeit später nachzuvollziehen.

9.) Bestellung

Das Auslösen einer Bestellung mit Angebotsbezug erleichtert auch für den Lieferanten die Zuordnung der Bestellung und die Überprüfung der wichtigsten Bestelldaten.

10.) Auftragsbestätigung

Wenn die Bestellung mit POOL4TOOL übertragen wird hat der Lieferant die Möglichkeit, gleich seine Auftragsbestätigung online zu erfassen. Der Disponent auf Kundenseite hat somit den Vorteil, sehr schnell planbare Logistikdaten zur Verfügung zu haben. Vor allem bei stark schwankenden Bedarfen kann mit Hilfe eines Workflow-Systems der Abstimmungsaufwand stark reduziert werden, da Änderungen der Auftragsbestätigungen gezielt abgearbeitet werden können.

11.) Lieferavis

Über das Lieferavis können „out-of-stock“-Situtionen einfach vermieden werden. Der Lieferant erfasst sämtliche Lieferdaten inklusive der Verpackungsinformationen, womit der Wareneingang wesentlich schneller erfolgen kann. Falls das Lieferavis nicht rechtzeitig erfasst wird können bereits im Vorfeld, noch vor der geplanten Anlieferung der Ware, Maßnahmen kurzfristig in die Wege geleitet werden.

12.) Wareneingang

Im Zuge des Wareneingangs wird die Lieferantenbeurteilung aktualisiert, um ein Feedback zur Qualität und Lieferperformance des Lieferanten zu erhalten.

13.) Reklamation

Die automatisierte Übertragung von Reklamationen über POOL4TOOL an den Lieferanten sowie die automatisierte Rückmeldung der 8D-Reports durch den Lieferanten sind ebenfalls Teil der TQM-Strategie, um den Lieferanten bei der Verbesserung der Prozesse einzubinden.

14.) Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Sämtliche Maßnahmen zur Verbesserung der Performance werden interaktiv mit dem Lieferanten geplant, rückgemeldet und kontrolliert. Die Kommunikation der Resultate spielt eine wesentliche Rolle. Es ist darauf zu achten, dass die Interpretation der Messgrößen und der entsprechenden Korrekturen auch von allen Beteiligten gleich verstanden werden.

15.) Lieferantenbeurteilung

Die Lieferantenbeurteilung verbindet alle Parameter zu einer zentral verfügbaren Information, die wiederum mit Sollwerten verglichen werden, um messbare Ergebnisse zu liefern.

Total Quality Management ist eine Führungskultur, die auf Kunden, Partner, Lieferanten, Leistung und Veränderung ausgerichtet ist. Obwohl die Fortschritte mittels Indikatoren gemessen werden, können nicht alle Aspekte erfasst werden. Die finanziellen Ergebnisse basieren somit auf den Hard-Facts, die auf Basis der Daten des ERP-Systems generiert werden und den Soft-Facts, jenen Werten die aus der Zufriedenheit der Mitarbeiter resultieren.

Der Nutzen von Quality Sourcing

Information steht heute online zur Verfügung. Wenn etwas geschieht, wird es in kürzester Zeit bekannt. Information rechtzeitig und vor allem schnell zur Verfügung zu haben, war immer ein strategischer Vorteil. Jedermann möchte zu jeder Zeit aktuell informiert sein. Deshalb, und weil die technischen Mittel mittlerweile vorhanden sind, hat sich eSourcing dermaßen rasch verbreitet. Die Geschwindigkeit im heutigen Wirtschaftsleben ist entscheidend.

Die Verbreitung der Information zwingt zu höherer Leistung, zu sofortiger Reaktion. Dieser Trend wird sich weiter fortsetzen, was eine Verschärfung des Wettbewerbs bedeutet. „Time to market“ wurde in der Produktentwicklung zu einem Schlagwort. Es hat aber auch dazu geführt, dass sich die Entwicklungszeiten von Produkten um ein Mehrfaches reduzierten.Eine Steigerung der Leistung ist somit weitgehend an bessere Produkte und Dienstleistungen gebunden. Sie beruht letztlich auf besseren Entscheidungen, Arbeitsmethoden und Lösungen. Leistungssteigerung ist nicht eine Sache der Geschwindigkeit, sondern der Qualität. Das System muss auf Qualität umgestellt werden. Das ist Förderung und Management von Wissen.

Entscheidungen werden besser, wenn zuverlässige Informationen in ausreichender Anzahl vorliegen und wenn die richtigen Personen diese gemeinsam nutzen. Arbeitsmethoden werden effizienter, wenn die Erfahrungen regelmäßig ausgetauscht werden. Das Verfügen von richtigen Informationen auf allen Ebenen ist entscheidend und führt letztlich zur Leistungssteigerung.

Die neue Führungsarbeit wird weitgehend darin bestehen, das richtige Wissen zu beschaffen, den Mitarbeitern zugänglich zu machen und Entscheidungen sowie neue Lösungen im Team zu suchen.

Zu den Besten gehören

Man kann sich oft nur schwer von den eigenen Denkstrukturen lösen, und alleine schafft man es nur sehr schwer. Quality Sourcing ist in vielen Unternehmen risikoreich, weil damit Neuland betreten wird. Die Schwierigkeit liegt darin, dass nicht offensichtlich ist, was noch aktuell und zeitgemäß oder was obsolet geworden ist.Man muss sich davor hüten, die herkömmliche Denkweise in neue Systeme zu übernehmen. Quality Sourcing ist nicht eine Methode, mit der man bisherige Werte einfach genauer und schneller ermittelt oder quantifiziert. Quality Sourcing ist Teil einer Unternehmenskultur mit den Eigenschaften Veränderung, Selbstinitiative, Lernen und Partnerschaft.Die aufgezeichneten Prozesse bieten keine Gewähr für eine rationelle Leistungserstellung. Nur wenn die Durchlaufzeiten als Ziel reduziert werden, entsteht der Zwang, jede Station im Ablauf kritisch zu hinterfragen und eine Vereinfachung anzustreben.Berater von Selected haben im Coaching dieser Veränderungsprozesse erstklassiges Know-how, um die Kultur der Veränderung und Verbesserung optimal zu unterstützen. Für die Berechnung des Einsparungspotentials werden auf Basis von ROI-Studien, die auf Vergleichswerten ähnlicher Projekte basieren, Nutzenpotentiale exakt ermittelt und monetär bewertet.